跟賓狗聽新聞學英文 EP179 逐字稿

2020/12/22 20:51

哈囉我是賓狗,一起來聽新聞學英文吧!


今天是 12 月 23 日星期三,主題是多益單字。多益重視的是商業英語,也就是上班會碰到的英文。而現在年底了嘛,國外都放聖誕節去了,你說不定也收過國外窗口的 out of office message 了!


所謂 out of office message,就是放假期間,國外窗口設定的email 自動回覆。這樣自動回覆的 email,大概的內容會是,我現在放假,所以不方便回覆 email 喔,如果有急事,要怎麼聯絡我等等的。


你收過這樣的自動回覆嗎?我以前還在公司工作時,曾經在聖誕期間收過 out of office message。我還記得,第一次收到的時候,覺得自己好像「登大人」,以前從來沒收過這種 email 耶。


而且我記得,看到那封信的時候,腦子立刻神遊到國外,哇這個回信的人現在小木屋中,圍著爐火,跟家人團聚,外面下著大雪,那種很典型的聖誕場景 XD 但是,腦子一回到辦公室,就會發現,這封信其實簡明扼要,真的只有關鍵的資訊而已,但每次我收到這種 out of office message,還是會為對方感到幸福,哇她正在放假耶,這種感覺。

今天,我們就要來學,怎麼寫放假期間的 out of office email,讓你接下來跨年還有春節前,可以設定 email 自動回覆,讓國外窗口看見你標準道地的 out of office email!


現在來進入正題


我們先學 5 個關鍵單字,然後再寫成一個 email 範例,供大家使用參考:


1【Happy Holidays! 佳節愉快】


通常,你設定自動回覆的時候,是逢年過節放長假嘛!這時候,你的 email 裡最好祝賀一下對方,比較有禮貌。要說什麼來祝賀呢?你可以說 Happy Holidays! 或許你會好奇,為什麼不是 Merry Christmas 呢?這是因為,在年底這段時間,很多宗教跟文化其實都有各自的節慶,如果你對不是基督徒的人說 Merry Chritsmas 聖誕節快樂,他有可能會不開心。所以,你可以改成說 Happy Holidays,比較中性,沒什麼宗教色彩。

2
【out of the office 休假中,不在辦公室】- 形容詞片語

I’m currently out of the office.

我現在不在辦公室


Be out of the office 就是人不在辦公室,尤其是指那種平常應該會在辦公室的時間,比如說週一到週五,可是因為逢年過節,所以放假這種,就是 out of the office。所以 I’m currently out of the office,我現在不在辦公室。


3 【access 使用某事物的途徑或是機會】- 名詞

During this period of time, I will have no access to emails.

這段期間,我收不到 email。


Access 這個字啊,我覺得中文裡沒有完全對應的字,所以我們來用情境理解,不要死背中文翻譯。舉例喔:像是「能收到 email」,就是 have access to emails,我有收到這些 email 的方法、途徑或是機會嘛,have access to emails.


而放假期間,我收不到 email,雖然有可能只是放假期間,不想回信啦XD 但怕對方一直魯嘛,乾脆說收不到信,收不到信就是 have NO access to emails. 這樣應該就能瞬間瞭解 access 的意思和用法了。


4 【assistance 協助】- 名詞

If you need immediate assistance, please contact me on my cell phone.

如果您需要緊急協助,請透過手機聯絡我。


你的工作,會不會牽涉到一些緊急事項呢?有些工作是這樣嘛,比如說你是資深公關人員,只有你能解決公司的重大公關危機,這樣的職位,可能放假期間,也要「微 on call」,必須開放同事或客戶,用手機聯絡你,解決緊急事項。這種時候,你就只好在 email 自動回覆中加上這句,如果你需要 immediate assistance,立即的協助,可以打電話給我,然後附上手機號碼。


If you need immediate assistance, please contact me on my cell phone.


5【urgent matters 緊急事項】- 名詞

For all urgent matters, please contact Leo.

有任何緊急事項,請聯絡代理人 Leo。


我們延續第四個單字的情境,如果你是公司的重要人物,但是你有個代理人,可以幫你處理緊急事項,這時候你就可以把工作推給他(欸不是),沒有啦,是請她分工,解決緊急事項,讓你好好放假。


這時候,你的信件中就可以說 For all urgent matters, please contact someone. 這個 someone 就是你的代理人。urgent matters 就是緊急事項。


好,講完這 5 個單字,你現在配備齊全了,我們一起來設定,放假期間的 email 自動回覆。


第一個情境是這樣:假設我從春節開始,放假 + 請年假,休息到 3 月 2 日,哇放了一個月的假,好幸福。這期間,我不想回覆任何 email,但我願意接緊急的電話,回答一些重要的問題,那麼,我可以怎麼設定自動回覆的英文 email 呢?現在唸給你聽:


Hello,

Happy holidays! I am currently out of the office and will be back on March 2. During this period of time, I will have no access to emails.


If you need immediate assistance, please contact me on my cell phone at +886-966-777-888.


Many thanks!

Bingo


就這樣,我們一起寫完一份 email 自動回覆了,簡單俐落又非常道地!


簡單複習

1 Happy Holidays! 佳節愉快

2 out of the office 休假中,不在辦公室

3 access 使用某事物的途徑或是機會

4 assistance 協助

5 urgent matters 緊急事項


偷偷跟你說,除了這一份 email 範例之外,賓狗還另外準備了兩個版本喔,總共 3 份。第一份是剛剛唸的,有提供手機號碼的版本,第二個版本,是把工作全部推給代理人。第三個版本更瀟灑:老娘就是要放假,手機跟代理人都不給你,等我回辦公室再說 XD


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